Check Mate
Logiciel de Contrôle Périodique de Matériel
Introduction
Découvrez notre logiciel de contrôle périodique de tout type de matériel, une solution avancée et innovante, spécialement conçue pour la gestion et la supervision des contrôles de matériel au sein de votre organisation ou pour vos clients. Optimisez l'efficacité de vos inspections et assurez une traçabilité rigoureuse grâce à un ensemble complet de fonctionnalités, vous permettant de gérer vos équipements de manière transparente et structurée.
Conçu pour la gestion multi-interlocuteurs, ce logiciel permet d'associer de manière personnalisée le matériel, les détenteurs, les lieux et les experts à chaque client, succursale ou division. Cette personnalisation garantit une individualisation totale du processus, depuis la préparation jusqu'à la transmission des rapports. En outre, chaque client bénéficie d'un accès exclusif à l'historique de ses contrôles, assurant une gestion simplifiée et un suivi optimal.
Processus de Contrôle
Gestion de l'inventaire et catégorisation
Ce logiciel vous permet de maintenir un inventaire détaillé de tout le matériel à contrôler périodiquement pour chaque client. Chaque article est catégorisé par type de matériel, avec la possibilité d'associer des points spécifiques à vérifier durant un contrôle. Des informations cruciales telles que le lieu, le détenteur, le fournisseur et les dimensions peuvent être enregistrées pour chaque article. D'autres propriétés peuvent varier selon le type de matériel et être ajoutées selon les besoins, assurant ainsi une gestion précise et personnalisée de votre inventaire.
1. Préparation des listes de contrôles
Avant de pouvoir effectuer un contrôle, celui-ci doit être préparé. La préparation des listes du matériel à contrôler est simplifiée grâce à une interface intuitive. Les listes peuvent être établies pour une date spécifique, en assignant les experts chargés des contrôles et en définissant les préférences associées. Ces préférences incluent le choix des destinataires des notifications et des rapports de contrôle, ainsi que la mise en page utilisée pour les emails et les rapports de contrôle.
Les notifications et l’envoi des rapports de contrôle sont adressés à l’email associé au client et/ou aux experts. La mise en page des emails et des rapports générés pour le client peut varier selon le client et le matériel contrôlé. La mise en page des emails et des rapports est entièrement personnalisable en fonction des besoins spécifiques de chaque client.
2. Validation des listes de contrôles
Une fois la préparation du contrôle terminée, celui-ci peut être validé pour être effectué par les experts. Le contrôle validé est ajouté à la liste des contrôles à effectuer. Les experts associés reçoivent une notification concernant le contrôle en attente. Le jour prévu du contrôle, les experts se rendent sur le lieu défini pour prendre en charge le contrôle.
3. Contrôle effectué par les experts
Les experts autorisés ont accès aux listes de contrôles validés qui leur sont attribuées, via divers dispositifs tels que des smartphones (iPhone/Android), des tablettes ou des PC.
Le scan d'un QR-code* facilite la recherche des articles à contrôler dans la liste de contrôle.
Les experts doivent passer en revue les divers points de contrôle associés à chaque article et indiquer simplement en cochant les cases si un point est en ordre ou non. À la fin, un statut général pour l’article indique si celui-ci est en ordre, réparable, à détruire ou simplement non trouvé. Certains points de la liste peuvent être de type « Critique » et empêchent de passer le statut général de l’article à « En ordre ».
Pour passer à l’étape de validation du contrôle et générer les rapports ainsi que leur transmission, tous les articles de la liste doivent avoir été contrôlés.*) Les QR-codes doivent être générés avec le code de l’article et imprimés individuellement pour être apposés sur chaque article. Pour la génération et l'impression des QR-codes, une application tierce doit être utilisée.
**) Le mode offline offre un accès limité aux fonctionnalités. Ce mode permet uniquement d’effectuer et synchroniser les contrôles, sans possibilité de mettre à jour d’autres données de la base centrale. Toute modification nécessaire doit être effectuée avant de passer en mode offline.
4. Transmission des rapports
Une fois le contrôle terminé, un compte-rendu détaillé peut être envoyé automatiquement ou manuellement par email, incluant un rapport PDF pour chaque article inspecté. Des rapports du résultat du contrôle sont générés pour chaque article de la liste de contrôle, selon la mise en page sélectionnée. Les PDF et le compte rendu du contrôle peuvent être transmis au client concerné.
Cette étape dépend de la configuration initiale définie lors de la préparation du contrôle. Elle peut être automatisée suite à la validation du contrôle par les experts ou effectuée manuellement par une personne autorisée.
Autres options et fonctionnalités
Importation simplifiée des listes de matériel à contrôler
Notre logiciel intègre une fonctionnalité d'importation avancée, permettant de recevoir des listes de matériel à contrôler au format *Excel. Cette fonctionnalité simplifie la création de demandes de contrôle pour les différents clients gérés dans le logiciel. La structure d'importation est entièrement personnalisable via une interface utilisateur conviviale, garantissant une intégration fluide et sans effort des données externes.
*) La mise en forme du fichier Excel est coordonnée avec le client émetteur pour une configuration précise dans le logiciel. Toute modification ultérieure doit être approuvée par les deux parties, assurant ainsi une coopération harmonieuse et une précision maximale. Simplifiez vos processus et améliorez l'efficacité de vos contrôles avec notre solution d'importation sur mesure.
Suivi et gestion des rappels
Optimisez la gestion de vos contrôles avec notre calendrier de rappel personnalisable, défini pour chaque article. Assurez un suivi régulier et sans faille des contrôles à venir. Grâce à une interface intuitive, tous les contrôles futurs sont facilement consultables et gérables, simplifiant ainsi la préparation des inspections pour chaque client. Bénéficiez d'une planification efficace et d'une gestion proactive, garantissant la tranquillité d'esprit et la conformité continue de vos équipements.
Traçabilité et accès aux rapports
Assurez une traçabilité complète avec notre solution de gestion des contrôles, qui historise chaque inspection et permet de télécharger les rapports associés à tout moment. Offrez aux clients la transparence dont ils ont besoin en leur permettant de visualiser les contrôles effectués sur leurs matériels et de télécharger les rapports correspondants selon leurs besoins. Simplifiez l'accès à l'information et renforcez la confiance de vos clients grâce à une gestion claire et accessible des contrôles.
* Conservation illimitée des rapports
Gestion avancée des droits
Optimisez la sécurité et l'efficacité de votre gestion avec notre système avancé de droits des utilisateurs. Affinez les autorisations pour chaque module en fonction des rôles, depuis la simple visualisation jusqu'aux actions critiques telles que l'ajout, la modification et la suppression. Garantissez un contrôle précis et une protection optimale de vos données, tout en offrant à vos utilisateurs une expérience personnalisée et sécurisée.
Sécurité et flexibilité
Découvrez notre solution de gestion de contrôles périodiques, opérant sur une plateforme web sophistiquée, hébergée en Suisse. Conçue pour offrir une sécurité optimale, notre plateforme garantit la protection rigoureuse de vos données sensibles grâce à des mesures de sécurité avancées, assurant une défense contre toutes les menaces potentielles.
Profitez de la tranquillité d'esprit avec des sauvegardes régulières, garantissant une restauration complète et rapide en cas de perte de données, pour une continuité de service ininterrompue. Pour une flexibilité maximale, notre solution peut également être déployée sur vos serveurs personnels, entièrement sous Linux. En cas d'utilisation externe, des règles d’accès supplémentaires peuvent être intégrées à votre pare-feu pour renforcer la sécurité.
Choisissez notre solution et bénéficiez d'une gestion sécurisée, flexible et fiable de vos contrôles périodiques, adaptée à vos besoins spécifiques.
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