Check Mate
Software für periodische Materialkontrollen
Einführung
Entdecken Sie unsere Software für periodische Kontrollen aller Arten von Material - eine fortschrittliche und innovative Lösung, speziell entwickelt für die Verwaltung und Überwachung von Materialkontrollen in Ihrer Organisation oder für Ihre Kunden. Optimieren Sie die Effizienz Ihrer Inspektionen und gewährleisten Sie eine rigorose Rückverfolgbarkeit mit einem umfassenden Funktionsumfang, der es Ihnen ermöglicht, Ihre Ausrüstung transparent und strukturiert zu verwalten.
Diese für die Verwaltung mehrerer Ansprechpartner konzipierte Software ermöglicht es, Material, Besitzer, Standorte und Experten individuell jedem Kunden, jeder Niederlassung oder Abteilung zuzuordnen. Diese Personalisierung garantiert eine vollständige Individualisierung des Prozesses, von der Vorbereitung bis zur Übermittlung der Berichte. Darüber hinaus profitiert jeder Kunde von einem exklusiven Zugang zur Historie seiner Kontrollen, was eine vereinfachte Verwaltung und optimale Nachverfolgung gewährleistet.
Kontrollprozess
Bestandsverwaltung und Kategorisierung
Diese Software ermöglicht es Ihnen, ein detailliertes Inventar aller periodisch zu kontrollierenden Materialien für jeden Kunden zu führen. Jeder Artikel wird nach Materialtyp kategorisiert, mit der Möglichkeit, spezifische Punkte zuzuordnen, die während einer Kontrolle überprüft werden müssen. Wichtige Informationen wie Standort, Besitzer, Lieferant und Abmessungen können für jeden Artikel erfasst werden. Weitere Eigenschaften können je nach Materialtyp variieren und nach Bedarf hinzugefügt werden, um eine präzise und personalisierte Verwaltung Ihres Inventars zu gewährleisten.
1. Vorbereitung der Kontrolllisten
Bevor eine Kontrolle durchgeführt werden kann, muss sie vorbereitet werden. Die Vorbereitung der Listen des zu kontrollierenden Materials wird durch eine intuitive Benutzeroberfläche vereinfacht. Die Listen können für ein bestimmtes Datum erstellt werden, indem die für die Kontrollen zuständigen Experten zugewiesen und die zugehörigen Präferenzen definiert werden. Diese Präferenzen umfassen die Auswahl der Empfänger für Benachrichtigungen und Kontrollberichte sowie das Layout für E-Mails und Kontrollberichte.
Benachrichtigungen und die Versendung von Kontrollberichten werden an die mit dem Kunden und/oder den Experten verbundene E-Mail-Adresse gesendet. Das Layout der E-Mails und der für den Kunden generierten Berichte kann je nach Kunde und kontrolliertem Material variieren. Das Layout der E-Mails und Berichte ist vollständig an die spezifischen Bedürfnisse jedes Kunden anpassbar.
2. Validierung der Kontrolllisten
Nach Abschluss der Kontrollvorbereitung kann diese validiert werden, um von den Experten durchgeführt zu werden. Die validierte Kontrolle wird der Liste der durchzuführenden Kontrollen hinzugefügt. Die zugewiesenen Experten erhalten eine Benachrichtigung über die ausstehende Kontrolle. Am vorgesehenen Tag der Kontrolle begeben sich die Experten zum definierten Ort, um die Kontrolle durchzuführen.
3. Durchführung der Kontrolle durch Experten
Autorisierte Experten haben über verschiedene Geräte wie Smartphones (iPhone/Android), Tablets oder PCs Zugang zu den ihnen zugewiesenen validierten Kontrolllisten.
Das Scannen eines QR-Codes* erleichtert die Suche nach zu kontrollierenden Artikeln in der Kontrollliste.
Die Experten müssen die verschiedenen Kontrollpunkte für jeden Artikel durchgehen und durch einfaches Ankreuzen der Kästchen angeben, ob ein Punkt in Ordnung ist oder nicht. Am Ende zeigt ein allgemeiner Status für den Artikel an, ob dieser in Ordnung, reparierbar, zu vernichten oder einfach nicht gefunden ist. Einige Punkte auf der Liste können vom Typ "Kritisch" sein und verhindern, dass der allgemeine Status des Artikels auf "In Ordnung" gesetzt wird.
Um zur Validierungsphase der Kontrolle überzugehen und die Berichte zu erstellen sowie zu übermitteln, müssen alle Artikel auf der Liste kontrolliert worden sein.
*) QR-Codes müssen mit dem Artikelcode generiert und einzeln gedruckt werden, um auf jedem Artikel angebracht zu werden. Für die Generierung und den Druck von QR-Codes muss eine Drittanbieter-Anwendung verwendet werden.
**) Der Offline-Modus bietet eingeschränkten Zugriff auf Funktionen. Dieser Modus ermöglicht nur die Durchführung und Synchronisierung von Kontrollen, ohne die Möglichkeit, andere Daten der zentralen Datenbank zu aktualisieren. Alle erforderlichen Änderungen müssen vor dem Wechsel in den Offline-Modus vorgenommen werden.
4. Übermittlung der Berichte
Nach Abschluss der Kontrolle kann ein detaillierter Bericht automatisch oder manuell per E-Mail versendet werden, einschließlich eines PDF-Berichts für jeden inspizierten Artikel. Berichte über das Kontrollergebnis werden für jeden Artikel auf der Kontrollliste gemäß dem ausgewählten Layout generiert. Die PDFs und der Kontrollbericht können an den betreffenden Kunden übermittelt werden.
Dieser Schritt hängt von der bei der Vorbereitung der Kontrolle definierten Erstkonfiguration ab. Er kann nach der Validierung der Kontrolle durch die Experten automatisiert oder manuell von einer autorisierten Person durchgeführt werden.
Weitere Optionen und Funktionen
Vereinfachter Import von Materiallisten
Unsere Software integriert eine erweiterte Importfunktion, die es ermöglicht, Listen von zu kontrollierendem Material im Excel-Format* zu empfangen. Diese Funktion vereinfacht die Erstellung von Kontrollanfragen für die verschiedenen in der Software verwalteten Kunden. Die Importstruktur ist über eine benutzerfreundliche Oberfläche vollständig anpassbar und gewährleistet eine reibungslose und mühelose Integration externer Daten.
*) Die Formatierung der Excel-Datei wird mit dem ausstellenden Kunden für eine präzise Konfiguration in der Software koordiniert. Jede spätere Änderung muss von beiden Parteien genehmigt werden, um eine harmonische Zusammenarbeit und maximale Genauigkeit zu gewährleisten. Vereinfachen Sie Ihre Prozesse und verbessern Sie die Effizienz Ihrer Kontrollen mit unserer maßgeschneiderten Importlösung.
Nachverfolgung und Erinnerungsverwaltung
Optimieren Sie die Verwaltung Ihrer Kontrollen mit unserem anpassbaren Erinnerungskalender, der für jeden Artikel definiert wird. Gewährleisten Sie eine regelmäßige und lückenlose Nachverfolgung der anstehenden Kontrollen. Dank einer intuitiven Oberfläche sind alle zukünftigen Kontrollen leicht einsehbar und verwaltbar, was die Vorbereitung der Inspektionen für jeden Kunden vereinfacht. Profitieren Sie von einer effizienten Planung und proaktiven Verwaltung, die Seelenfrieden und kontinuierliche Konformität Ihrer Ausrüstung garantiert.
Rückverfolgbarkeit und Zugang zu Berichten
Gewährleisten Sie vollständige Rückverfolgbarkeit mit unserer Kontrollverwaltungslösung, die jede Inspektion historisiert und es ermöglicht, die zugehörigen Berichte jederzeit herunterzuladen. Bieten Sie Kunden die benötigte Transparenz, indem Sie ihnen ermöglichen, die an ihren Materialien durchgeführten Kontrollen einzusehen und die entsprechenden Berichte nach Bedarf herunterzuladen. Vereinfachen Sie den Zugang zu Informationen und stärken Sie das Vertrauen Ihrer Kunden durch eine klare und zugängliche Kontrollverwaltung.
* Unbegrenzte Aufbewahrung der Berichte
Erweiterte Rechteverwaltung
Optimieren Sie die Sicherheit und Effizienz Ihrer Verwaltung mit unserem erweiterten System für Benutzerrechte. Verfeinern Sie die Berechtigungen für jedes Modul je nach Rolle, von der einfachen Ansicht bis zu kritischen Aktionen wie Hinzufügen, Ändern und Löschen. Gewährleisten Sie präzise Kontrolle und optimalen Schutz Ihrer Daten, während Sie Ihren Benutzern eine personalisierte und sichere Erfahrung bieten.
Sicherheit und Flexibilität
Entdecken Sie unsere Lösung für die Verwaltung periodischer Kontrollen, die auf einer ausgeklügelten Webplattform läuft und in der Schweiz gehostet wird. Unsere Plattform wurde für optimale Sicherheit konzipiert und garantiert den rigorosen Schutz Ihrer sensiblen Daten durch fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, die eine Verteidigung gegen alle potenziellen Bedrohungen gewährleisten.
Profitieren Sie von der Sicherheit durch regelmäßige Backups, die eine vollständige und schnelle Wiederherstellung im Falle eines Datenverlusts garantieren, für eine ununterbrochene Servicekontinuität. Für maximale Flexibilität kann unsere Lösung auch auf Ihren persönlichen Servern bereitgestellt werden, vollständig unter Linux. Bei externer Nutzung können zusätzliche Zugriffsregeln in Ihre Firewall integriert werden, um die Sicherheit zu erhöhen.
Wählen Sie unsere Lösung und profitieren Sie von einer sicheren, flexiblen und zuverlässigen Verwaltung Ihrer periodischen Kontrollen, angepasst an Ihre spezifischen Bedürfnisse.
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